Der ApothekeNBlog: Lieferengpässe und Wirtschaftlichkeit

Eine fehlende Packung bedeutet für Apothekenteams nicht nur einen enttäuschten Patienten – sie bedeutet vor allem eines: Zeit. Lieferengpässe sind damit längst nicht mehr nur ein logistisches, sondern ein handfestes betriebswirtschaftliches Thema. Die gute Nachricht: Wer diesen Aufwand sichtbar macht, kann ihn auch gezielt steuern und teilweise sogar honoriert bekommen.

Als Unternehmensberatung für Apotheken zeigt das Zukunftswerk, wie sich der wirtschaftliche Umgang mit Lieferengpässen professionalisieren lässt.

Der unsichtbare Kostenfaktor: gebundene Arbeitszeit

Der wirtschaftliche Kern des Problems liegt selten im Wareneinsatz selbst, sondern im gebundenen Personal: zusätzlicher organisatorischer Aufwand für Recherche, Kommunikation mit Lieferanten und Dokumentation, mehrfach angepasste Bestellungen sowie eine erschwerte Planbarkeit von Kalkulation und Einkauf. All das bindet wertvolle Arbeitszeit, die im Vergütungssystem bislang kaum abgebildet wird – Fachleute sprechen hier treffend von unsichtbarer, unbezahlter Arbeit.

Der praktische BWL-Tipp: Machen Sie diesen Aufwand für sich selbst sichtbar. Ein einfaches internes Protokoll – wie viele Engpass-Fälle pro Woche, wie viele Telefonate, wie viel Zeit je Fall – liefert nach wenigen Wochen eine belastbare Grundlage, um den tatsächlichen Zeitaufwand zu beziffern. Diese Zahl lässt sich anschließend in Euro übersetzen, indem man sie mit den anteiligen Personalkosten je Arbeitsstunde multipliziert – ein greifbarer erster Schritt, um aus einem diffusen Ärgernis eine konkrete Kennzahl zu machen.

Strategien, die den Aufwand konkret senken

Neben der reinen Erfassung lohnt sich der Blick auf konkrete Gegenmaßnahmen:

• Optimierte Bestellrhythmen: Bestellungen rechtzeitig und vorausschauend planen, um kurzfristige Engpässe abzufedern
• Bezugsquellen diversifizieren: Direktbezug beim Hersteller oder parallelimportierte Arzneimittel aus anderen EU-Ländern als schnelle Alternative bei kurzfristigen Engpässen prüfen
• Einzelimporte gemäß § 73 Arzneimittelgesetz für Einzelfälle, in denen ein Produkt auf dem deutschen Markt nicht verfügbar ist
• Einfache, übersichtliche Dokumentation, um wiederkehrende Engpass-Muster frühzeitig zu erkennen und Bestellprozesse entsprechend anzupassen

Wichtig zu wissen: Auch der Gesetzgeber reagiert. Mit dem ApoVWG erhalten Apotheken erweiterte Handlungsspielräume, um bei nachweislich fehlender Verfügbarkeit eines rabattierten Präparats schneller auf gleichwertige Alternativen zurückzugreifen – ein regulatorischer Fortschritt, der den administrativen Aufwand im Einzelfall spürbar senken kann.

Der Blick auf die Vergütung: ein Thema, das in Bewegung ist

Ein Vergütungselement gibt es dabei bereits: Seit dem 1. August 2023 dürfen Apotheken für den Austausch eines nicht verfügbaren Arzneimittels eine gesetzlich verankerte Lieferengpass-Pauschale von 50 Cent netto zuzüglich Mehrwertsteuer abrechnen – geregelt im Arzneimittel-Lieferengpassbekämpfungs- und Versorgungsverbesserungsgesetz (ALBVVG). Die technische Abrechnung verzögerte sich zunächst, inzwischen steht jedoch eine praxistaugliche Übergangslösung über die Warenwirtschaftssysteme der Apotheken zur Verfügung. Branchenverbände wie die ABDA werten die Pauschale zwar als wichtiges politisches Signal, halten sie angesichts des tatsächlichen Zeitaufwands aber für deutlich zu niedrig und setzen sich weiterhin für eine faire, kostendeckende Vergütung ein. Für die eigene Apotheke bedeutet das: Wer heute schon sauber dokumentiert, wie viel Zeit und Ressourcen durch Lieferengpässe gebunden werden, hat damit nicht nur eine solide Grundlage für die eigene betriebswirtschaftliche Steuerung, sondern auch handfeste Argumente für die politische Diskussion um eine faire Vergütung.

Was das Zukunftswerk empfiehlt

Aus Sicht des Zukunftswerks lohnt es sich, Lieferengpässe nicht als reines Ärgernis, sondern als festen Bestandteil der betriebswirtschaftlichen Planung zu behandeln: mit klaren internen Prozessen für Alternativsuche und Kommunikation, einer einfachen Zeit- und Aufwandserfassung sowie einem bewussten Mix aus Großhandels-, Direkt- und Parallelimportbezug. So wird aus einem strukturellen Problem ein Bereich, den die eigene Apotheke aktiv steuern kann.

Fazit

Lieferengpässe lassen sich als Apotheke nicht verhindern – wohl aber lässt sich der damit verbundene wirtschaftliche Aufwand sichtbar machen, gezielt reduzieren und langfristig besser organisieren. Wer heute schon strukturiert dokumentiert und gegensteuert, sichert sich nicht nur mehr Effizienz im Alltag, sondern auch eine gute Ausgangsposition für die Weiterentwicklung der Vergütung.

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