Der ApothekeNBlog: Bürokratieabbau in Apotheken

Bürokratie wird seit Jahren als eine der größten Belastungen für Apotheken benannt – und das mit guten Gründen. Viele Prozesse im Apothekenalltag, von Retaxationen über Dokumentationspflichten bis hin zu formalen Anforderungen beim elektronischen Rezept, rauben Zeit und Kapazität, die eigentlich für die Versorgung der Patientinnen und Patienten vorgesehen sind. Mit dem Gesetzentwurf zur Weiterentwicklung der Apothekenversorgung (ApoVWG) und den flankierenden Diskussionen im politischen Raum sind erste strukturelle Schritte in Richtung Bürokratieabbau erkennbar. Gleichzeitig zeigt die Debatte, dass der Weg zur echten Entlastung noch komplex ist. In diesem Beitrag ordnen wir ein, welche Vorschläge im Raum stehen, wo die Reform ansetzt und welche strategischen Handlungsmöglichkeiten Apotheken heute haben. 

1. Bürokratie im Apothekenalltag – Wo hakt es am meisten?

Bürokratie betrifft Apotheken in vielen Bereichen des täglichen Geschäfts. Klassische Beispiele sind: 

• Retaxationen, die auch geringe Beträge betreffen und Aufwand bei der Klärung erzeugen; 

• Dokumentationspflichten bei Leistungen und Abrechnungen, etwa bei pharmazeutischen Dienstleistungen oder E-Rezept-Sonderfällen; 

• formale Anforderungen bei der Rezeptprüfung und Rezeptabrechnung, die besonders bei komplexen Fällen wie Entlass- oder Rezepturrezepten zusätzlichen Aufwand erzeugen. 

Solche Anforderungen binden erhebliche personelle Ressourcen und wirken sich negativ auf Prozesszeiten, Mitarbeitermotivation und wirtschaftliche Effizienz aus – ohne dass sie unmittelbar zur Verbesserung der Versorgungsqualität beitragen. 

2. Politischer Vorstoß: Reform mit Bürokratieabbau als Ziel

Ende 2025 hat das Bundeskabinett den Entwurf des ApoVWG beschlossen, der unter anderem Bürokratieabbau im Apothekenwesen adressiert. Ziel ist es laut Bundesgesundheitsministerium, Apotheken von „unnötiger Bürokratie“ zu befreien und ihre wirtschaftliche Situation zu verbessern. Dazu sollen Aufgaben erweitert und Tätigkeiten vereinfacht werden, ohne die Versorgungsqualität zu gefährden. 

Zentrale Aspekte der Reform sind dabei weniger „Kosmetik an Formularen“, sondern echte strukturelle Veränderungen wie: 

• Erleichterte Dokumentation für neue pharmazeutische Dienstleistungen, z. B. durch bessere Einbindung in die elektronische Patientenakte – mit dem Ziel, Wiederholungen und Doppelarbeit zu vermeiden; 

• Anpassungen bei Ausnahmen von Verschreibungspflichten, die neue Abgabeszenarien schaffen, aber auch neue Dokumentationspflichten mit sich bringen, die wiederum effizient gestaltet werden müssen; 

• Flexiblere Möglichkeiten für Apotheken, ihre fachlichen Kompetenzen auszuspielen, ohne zusätzliche formale Hürden aufgebürdet zu bekommen. 

3. Konkrete Bürokratie-Baustellen im Fokus der Debatte

Im politischen und fachlichen Diskurs werden derzeit mehrere konkrete Handlungsfelder diskutiert: 

1. a) Retaxationen reduzieren: 

Retaxationen gelten als klassischer Bürokratie- und Aufwandstreiber. Fälle, in denen Abschläge von wenigen Cent vorgenommen werden, lösen oft erheblichen Klärungsaufwand aus – ohne dass ein realer Fehlbetrag vorliegt. Forderungen wie ein Verbot von Retaxationen unter einer bestimmten Euro-Grenze sollen hier Abhilfe schaffen. 

1. b) Formale Fehler beim E-Rezept:

Auch wenn das E-Rezept im Alltag technisch etabliert ist, sorgen formale Fehler und daraus resultierende Klärprozesse weiterhin für Aufwand. Politische Forderungen sehen vor, Retaxationen aufgrund solcher formaler Abweichungen zu begrenzen oder zu eliminieren. 

1. c) Dokumentationspflichten bei pharmazeutischen Leistungen:

Mit der Einführung neuer pharmazeutischer Dienstleistungen und der Eintragung in die elektronische Patientenakte entstehen zusätzliche Dokumentationspflichten. Hier wird in der Diskussion deutlich, dass möglichst einfache, digitale, integrierte Prozesse notwendig sind, damit der bürokratische Mehraufwand nicht zur Verhinderung neuer Angebote führt. 

4. Wo noch kein Bürokratieabbau stattfindet – und warum das wichtig ist

Die anstehenden Reformen werden von Verbänden und Standesvertretungen differenziert bewertet. Während der politische Wille zum Bürokratieabbau positiv gesehen wird, wird gleichzeitig betont, dass ohne echte Entlastung bei Kernprozessen wie Retaxationen oder redundanter Dokumentation keine spürbare Wirkung im Alltag zu erwarten ist. 

Ein weiterer Punkt: Der Abbau von Bürokratie darf nicht nur „Aufschub von Aufgaben“ sein, sondern muss systematisch Leistungen von administrativen Pflichten trennen, um den fachlichen Kern der Apothekenleistung zu stärken. Digitale Prozesse sollten nicht einfach neue Pflichtfelder erzeugen, sondern effizient integrierte Abläufe, die redundante Arbeit vermeiden und Ressourcen für pharmazeutische Versorgung freisetzen. 

5. Unternehmensberatungs-Perspektive: Strategische Chancen in der aktuellen Phase

Aus Sicht der Zukunftswerk GmbH als Unternehmensberatung für Apotheken zeigt der Reformprozess: Bürokratieabbau ist nicht ausschließlich eine politische Aufgabe – er stellt auch eine Chance für organisatorische und prozessuale Optimierung dar. 

Warum? 

Weil viele der bürokratischen Belastungen durch mangelnde Standardisierung, nicht-integrierte IT-Abläufe und fehlende interne Routinen verstärkt werden. Solche Ursachen liegen nicht allein „außerhalb“ der Apotheke, sondern werden im Alltag sichtbar: 

• Wo Prozesse nicht standardisiert sind, erzeugen formale Anforderungen täglich Aufwand. 

• Wo Systeme nicht integriert sind, wird jede Pflicht doppelt oder manuell erledigt. 

• Wo Verantwortlichkeiten in Teamprozessen unklar sind, sorgt Bürokratie für Reibungsverluste. 
   

Das bedeutet: Bürokratieabbau beginnt intern. Strukturelle und organisatorische Verbesserungen können den bürokratischen Aufwand reduzieren – auch unabhängig von gesetzlichen Reformen. 

6. Konkrete Handlungsfelder für Apotheken

1. a) Analyse und Standardisierung interner Abläufe:

Dokumentieren Sie heute gängige bürokratische Prozesse (Retaxation, Medikationsanalyse, Rezeptprüfung), identifizieren Sie redundante Schritte und schaffen Sie klare, einheitliche Prozessregeln im Team. 

1. b) Digitalisierung sinnvoll nutzen:

Gemeint ist nicht der bloße Einsatz von Software, sondern die inhaltlich fundierte Gestaltung digitaler Workflows (z. B. integrierte Dokumentation, automatische Datenübernahme, weniger Medienbrüche), die Formvorgaben reduziert. 

1. c) Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren:

Wenn Mitarbeitende wissen, was zentral standardisiert ist und wer bei welchen Formalfragen zuständig ist, reduziert das Rückfragen, Fehler und Doppelarbeit. 

1. d) Proaktive Reaktionsfähigkeit auf politische Änderungen:

Politische Reformprozesse und gesetzliche Änderungen sollten nicht reaktiv abgearbeitet werden, sondern einer strategischen Steuerung unterliegen, damit neue Verpflichtungen die Organisation nicht belasten. 

7. Fazit: Entlastung durch Reform – aber mehr durch Struktur

Bürokratieabbau ist ein wichtiges und anerkanntes politisches Ziel. Die anstehenden Reformen im Apothekenwesen adressieren erste strukturelle Ansatzpunkte, etwa im Bereich der Dokumentation und der Leistungserbringung. Gleichzeitig zeigt sich, dass der tatsächliche Entlastungseffekt im Alltag nur dann spürbar wird, wenn politische Reformen und interne Organisationsentwicklung zusammengedacht werden. 

Für Apothekenleitungen bedeutet dies: Bürokratie muss nicht nur politisch „abgebaut“ werden – sie kann auch strategisch reduziert werden, indem interne Prozesse klar definiert, digital sinnvoll unterstützt und teamweit verankert werden. So werden Zeit und Kapazität für das freigesetzt, was die Apotheke wirklich ausmacht: fachliche Versorgung und patientenorientierte Dienstleistung. 

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