Der ApothekeNBlog: Digitalisierung erfolgreich umsetzen

Kaum ein Thema wird in der Apothekenbranche so oft diskutiert wie die Digitalisierung – und kaum eines sorgt gleichzeitig für so viel Frust. Neue Software wird angeschafft, ein Modul nach dem anderen freigeschaltet, und trotzdem bleibt am Ende oft das Gefühl: Der große Sprung nach vorn ist ausgeblieben. Die gute Nachricht vorweg: Das liegt seltener als gedacht an der Technik – und lässt sich mit dem richtigen Vorgehen gezielt ändern.

Der eigentliche Engpass ist nicht die Technik

Das Forschungsprojekt „Apotheke 2.0″ ist dieser Frage systematisch nachgegangen und kommt zu einem aufschlussreichen Ergebnis: Apotheken scheitern bei der Digitalisierung selten an fehlenden Programmen oder mangelndem Willen, sondern vor allem an fehlender Zeit. Projektmitarbeiterin Alina Behne bringt es auf den Punkt: Jedes neue digitale Vorhaben braucht zunächst „eine hohe Aktivierungsenergie“ – und genau „an dem anfänglichen Mehraufwand scheitern viele Vorhaben“. Der Alltag holt die guten Vorsätze ein, bevor sich der Nutzen zeigen kann.

Besonders bemerkenswert: In ihren internen Abläufen – Warenwirtschaft, Bestellwesen, Lagerlogistik – sind viele Apotheken bereits gut digitalisiert. Das eigentliche Defizit liegt woanders, nämlich in der externen Kommunikation mit Patienten, Praxen und anderen Akteuren im Gesundheitswesen. Ein Vernetzungsprojekt zur Palliativversorgung etwa scheiterte schlicht daran, dass den Beteiligten „die Zeitressourcen für den Start“ fehlten – nicht die Idee, nicht die Technik.

Woran Digitalisierungsprojekte in der Praxis zusätzlich hängenbleiben

Hinzu kommt: Statt eines durchgängigen Systems arbeiten viele Apotheken mit mehreren „Insellösungen“ nebeneinander – für Warenwirtschaft, Botendienst, Kundenkommunikation, Abrechnung. Jede dieser Lösungen bringt eigene Einstellungen, eigene Schulungen und eigene Kosten mit sich. Der bayerische Apotheker Florian Sedlmeier bringt diesen Aspekt in einem Interview auf den Punkt: Praktisch „jede Software-Einstellung kostet Geld“. Er nennt dafür ganz konkrete Beispiele aus seinem eigenen Betrieb – von rund 15 Euro monatlich für ein Pflegeprodukte-Feature über 100 Euro für die E-Mail-Anbindung ans E-Rezept-System bis zu 50 Euro für die Anbindung an die Plattform gesund.de. Für sich genommen wirkt jeder dieser Beträge überschaubar. In der Summe entsteht daraus jedoch schnell eine laufende Kostenposition, die bei der Budgetplanung für ein Digitalisierungsprojekt leicht unterschätzt wird.

Hinzu kommt ein Vertrauensproblem: Nach technischen Pannen rund um das E-Rezept ist bei manchem Apothekenteam eine gewisse Skepsis gegenüber neuen digitalen Vorhaben entstanden. Verständlich – aber kein Grund, digitale Prozesse grundsätzlich zu meiden. Im Gegenteil: Gerade weil einzelne Systeme in der Vergangenheit nicht rund liefen, lohnt sich ein umso genauerer Blick darauf, welches neue Tool tatsächlich einen Alltagsnutzen bringt und welches nur zusätzliche Komplexität schafft.

Der praktische Tipp: Nicht die große Rundum-Digitalisierung auf einmal angehen, sondern mit einem einzigen, klar abgegrenzten Alltagsprozess beginnen – etwa der Dokumentation im Botendienst oder der digitalen Rezeptvorprüfung. Ein sichtbarer, schneller Erfolg motiviert das Team für den nächsten Schritt weit mehr als ein Mammutprojekt, das sich über Monate zieht.

Drei Hebel, mit denen Digitalisierung im Alltag gelingt

• Klein anfangen statt Rundumschlag: einen konkreten, wiederkehrenden Prozess zuerst digitalisieren und erst danach den nächsten angehen
• Verantwortung bündeln: eine feste Ansprechperson im Team benennen, die neue Tools einführt, Fragen sammelt und Feedback an die Geschäftsführung zurückspielt
• Plattform-Gedanke statt Insellösung: bei Neuanschaffungen gezielt prüfen, ob sich ein System mit der bestehenden Warenwirtschaft und Kundenkommunikation verknüpfen lässt
• Zeit einplanen wie ein echtes Projekt: Einführungsphasen mit festem Zeitbudget statt „nebenbei“ im Tagesgeschäft – schon zwei bis drei geschützte Stunden pro Woche machen einen spürbaren Unterschied

Rückenwind aus der Branche

Dass Digitalisierung längst als strategisches Zukunftsthema der gesamten Branche verstanden wird, zeigte sich zuletzt auf der expopharm 2026 in München: Im neu geschaffenen Zukunftsforum Apotheke bündelten rund 500 Aussteller auf über 33.000 Quadratmetern erstmals gezielt Angebote rund um künstliche Intelligenz, vernetzte Gesundheitsversorgung und zukunftsorientierte Apothekenführung – etwa im „inspirationLAB“ und im „ApoLeadership Campus“. Ein deutliches Signal, dass Digitalisierung kein Randthema mehr ist, sondern in der Mitte der Branche angekommen.

Was das Zukunftswerk empfiehlt

Aus Sicht des Zukunftswerks lohnt es sich, Digitalisierung nicht als IT-Projekt, sondern als Organisationsprojekt zu verstehen: mit einer klaren Priorisierung, festen Zeitfenstern und einem Team, das von Anfang an eingebunden ist statt vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Häufig hilft dabei ein Blick von außen – um zu erkennen, welcher erste Schritt in der eigenen Apotheke den größten Hebel hat, und um die vorhandenen Systeme so zu verzahnen, dass aus einzelnen Tools tatsächlich ein Mehrwert im Alltag entsteht.

Fazit

Digitalisierung scheitert selten an der Technik – sie scheitert an zu großen Schritten, fehlender Zeit und Systemen, die nicht miteinander sprechen. Wer stattdessen klein, strukturiert und mit klaren Verantwortlichkeiten startet, macht aus der Digitalisierung kein Zusatzprojekt neben dem Tagesgeschäft, sondern einen echten Gewinn für Team und Kundschaft.

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