Der ApothekeNBlog: Risikomanagement bei der Beschaffung

Eine stabile Arzneimittelversorgung ist für Apotheken essenziell. Lieferengpässe, Qualitätsprobleme oder unzuverlässige Partner können die Abläufe erheblich stören und das Vertrauen der Kunden gefährden. Ein durchdachtes Risikomanagement in der Apothekenbeschaffung hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und abzusichern.

Warum ist Risikomanagement bei der Apothekenbeschaffung so wichtig?

In Zeiten globaler Lieferketten, steigender regulatorischer Anforderungen und häufiger Lieferengpässe wird das Thema Supply Chain Risiken in Apotheken immer relevanter. Wer Risiken frühzeitig identifiziert und geeignete Gegenmaßnahmen etabliert, bleibt auch in Krisensituationen handlungsfähig und sichert die Versorgung seiner Kunden.

Typische Risiken in der Apothekenbeschaffung

• Lieferausfälle: Plötzliche Nichtverfügbarkeit von Medikamenten aufgrund von Produktionsproblemen oder Lieferschwierigkeiten.

• Qualitätsprobleme: Mangelhafte Produkte können die Patientensicherheit gefährden und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

• Preissteigerungen: Schwankende Einkaufspreise belasten die Wirtschaftlichkeit der Apotheke.

• Regulatorische Risiken: Änderungen in der Gesetzgebung können die Lieferfähigkeit einzelner Partner beeinträchtigen.

Maßnahmen für ein effektives Risikomanagement

✅ Lieferantenmanagement optimieren: Arbeiten Sie nicht ausschließlich mit einem Lieferanten zusammen. Setzen Sie auf eine Auswahl geprüfter Großhändler und Hersteller. Führen Sie regelmäßige Bewertungen der Lieferantenleistung durch – basierend auf Kriterien wie Lieferzuverlässigkeit, Qualität der Waren, Preisgestaltung und Service. Bei Problemen sollten alternative Lieferanten bereits identifiziert sein.

✅ Lagerbestände strategisch steuern: Analysieren Sie Ihren Arzneimittelbedarf und bestimmen Sie Mindestbestände für wichtige Medikamente. Nutzen Sie intelligente Lagerverwaltungssoftware, die Bestandsveränderungen automatisch erfasst und frühzeitig Nachbestellvorschläge liefert. Für besonders kritische Medikamente empfiehlt sich der Aufbau eines zusätzlichen Sicherheitslagers.

✅ Qualitätskontrolle etablieren: Prüfen Sie neu eingegangene Arzneimittelchargen stichprobenartig auf Qualität und Unversehrtheit. Dokumentieren Sie alle Qualitätskontrollen lückenlos, um im Reklamationsfall schnell reagieren zu können. Etablieren Sie klare Standards, nach denen neue Lieferanten und Produkte bewertet werden.

✅ Notfallplanung entwickeln: Erarbeiten Sie klare Abläufe für den Fall von Lieferengpässen oder Qualitätsproblemen. Definieren Sie alternative Bezugsquellen, erstellen Sie Kommunikationspläne für betroffene Kunden und schulen Sie Ihr Team auf Notfallszenarien. Ein gut vorbereiteter Krisenplan spart im Ernstfall Zeit und sichert die Handlungsfähigkeit Ihrer Apotheke.

✅ Digitale Tools nutzen: Integrieren Sie moderne Warenwirtschaftssysteme, die automatische Bestandsüberwachung, Lieferantenanalysen und Risikoauswertungen ermöglichen. Durch den gezielten Einsatz digitaler Systeme erkennen Sie Engpässe schneller und optimieren Ihre Einkaufsentscheidungen anhand valider Daten.

Tipp: Mit dem EinkaufsWerk vom Zukunftswerk analysieren und optimieren Sie Ihre Lieferantenstrukturen und Einkaufskonditionen nachhaltig – eine wichtige Grundlage für stabiles Risikomanagement.